Rekrytering från behovsanalys till anställning: så bygger ni en rättssäker process

Rättssäkerhet i rekrytering – vad betyder det i praktiken?

Svensk arbetsrätt utgår från att arbetsgivaren som huvudregel väljer vem som anställs. Ingen lag detaljstyr rekryteringsprocessen. Men arbetssökande har rättigheter enligt lag, och dem måste arbetsgivaren följa.

Friheten att välja kandidat är inte konsekvensfri. Vid brott mot diskrimineringslagen i anställningsprocessen kan arbetsgivaren bli skadeståndsskyldig efter domstolsprövning. Rättssäker rekrytering handlar därför om att kunna visa hur besluten fattades, inte bara vad de ledde till.

Strukturen består av behovsanalys som motiverar tjänsten, kravprofil som sätter nivån, gemensam bedömningsmall, dokumenterade intervjuer och ett beslut som kan härledas till kraven. Det gör processen snabbare och lättare att försvara i efterhand.

Lagar som särskilt kan aktualiseras: diskrimineringslagen, lagen om anställningsskydd, medbestämmandelagen, arbetstidslagen, arbetsmiljölagen, lagen om föräldraledighet, lagen om rätt till ledighet för studier, semesterlagen och sjuklönelagen.

Dokumenten är behovsanalys, kompetensprofil, bedömningsmall, annons, intervjuanteckningar, beslutsunderlag och anställningsavtal. De ska hänga samman så varje steg kan följas i efterhand.

Aktörer: Arbetsförmedlingen och rekryteringsbolag vid vägvalet, arbetsgivarorganisationen vid kollektivavtal samt PTK, Akavia och Pensionsmyndigheten i pensionsfrågor.

Stegen: behovsanalys, kravprofil och bedömningsmall, annons, intervju, beslut, anställningsavtal och uppföljning.

Finns ett rekryteringsbehov – och finns interna anspråk?

Förberedelserna börjar med att klargöra om ett rekryteringsbehov finns. Innan beslut om nyanställning måste arbetsgivaren beakta övertalighet, företräde, omplacering, rehabilitering, ofrivillig deltid, inlåsning och verksamhetsövergång.

Rekrytering kan ske via egna kontakter, spontanansökningar, Arbetsförmedlingen, rekryteringsbolag eller egen annonsering. Vägvalet påverkar vilka underlag som behövs.

Arbetsgivaren måste anstränga sig för att medarbetare ska kunna vara kvar i anställning vid organisationsförändringar, neddragningar eller sjukdom. Det gäller oavsett om tjänsten tillsätts internt eller externt.

Andra fall rör medarbetare på tidsbegränsade anställningar som passerar tvåårsgränsen enligt LAS 5 §. Arbetsgivaren bör också möjliggöra höjd tjänstgöringsgrad för dem som anmält att de vill gå från deltid till heltid.

Vid verksamhetsövergångar kan flera göra anspråk på samma tjänst och en övertalighetssituation uppstå. Stäm av med organisationen innan beslut om nyrekrytering, annars kan ni rekrytera externt trots interna anspråk.

Fördelar och risker med intern vs. extern rekrytering

Behovsanalys: vilken kompetens saknas för att nå målen?

I behovsanalysen identifierar arbetsgivaren vilken arbetsinsats organisationen behöver för att nå sina visioner och mål. Utifrån den bestäms vilken kompetens som saknas.

Behovsanalysen bör göras av dem som påverkas av rekryteringen: närmaste chef, medarbetare i teamet och vid behov angränsande funktioner. Den är grunden för hela processen, eftersom kompetensprofilen bestäms där. Låt delen ta den tid den kräver.

Två frågor styr: Vad är en lyckad rekrytering för just den här tjänsten? Vad ska personen kunna prestera inom en viss tid? Svaren ger riktning i urvalet och ett mått att utvärdera mot när rekryteringen är klar.

Tänk redan i behovsanalysen på vilken kompetens som är rimlig att bedöma i urvalet. Allt önskvärt går inte att mäta med era verktyg. Det som inte kan bedömas kan inte heller användas som skäl i ett beslut.

Dokumentet i detta steg är behovsanalysen. Den bestämmer kompetensprofilen, som tillsammans med bedömningsmallen styr urvalet.

Ingen lag reglerar behovsanalysen i detalj, men diskrimineringslagen och LAS kan aktualiseras senare.

Kravprofil och bedömningsmall: gör kompetensen mätbar

Behovsanalysen ska utmynna i en kompetensprofil: en samlad beskrivning av kompetensen ni söker. Profilen är arbetsgivarens definition av tjänstens krav. Den måste vara så konkret att en utomstående förstår varför en kandidat bedömdes starkare än en annan.

Kompetensprofilen och bedömningsmallen är dokumenten i detta steg. De styr urvalet och ska vara skriftliga och följa med från annons till beslut.

Skilj på krav som måste uppfyllas och meriter som är önskvärda men inte avgörande. Kraven ska vara rimliga för tjänsten och gå att bedöma i urvalet: utbildning, erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och specifika färdigheter går ofta att pröva. Mer allmänna egenskaper behöver en tydlig definition för att vara användbara.

Fastställ i kravprofilen en gemensam definition och en bedömningsmall för kompetenserna. Mallen följer med genom hela urvalet: samma kompetenser, skalor och dokumentationssätt, oavsett vem som intervjuar. Då blir bedömningarna jämförbara och beslutet spårbart.

Markera vilka krav som är utslagsgivande och varför. Anteckningen blir en del av dokumentationen och det första ni tar fram om valet ifrågasätts.

Diskrimineringslagen kan aktualiseras om kraven inte kan kopplas till tjänsten.

Kravtyp vs. bedömningsbarhet i rekrytering

Annonsen: meriter, mångfald och spårbarhet

I annonsen ska de meriter som kan vara utslagsgivande för tjänsten synas. De ska hänga samman med kravprofilen, inte med gamla annonser eller otydliga formuleringar om personliga egenskaper.

Vill ni se en man eller kvinna på tjänsten för jämn könsfördelning bör det framgå av annonsen. Det är viktigt om en sökande senare klagar på kandidatvalet enligt diskrimineringslagarna.

Annonsen startar spårbarheten. Spara den med kravprofilen och bedömningsmallen, så att det i efterhand går att se vilka krav som ställdes och när.

När ni formulerar krav: enligt lagen om anställningsskydd har arbetstagare rätt att arbeta till 69 års ålder. Kollektivavtal eller övergångsbestämmelser kan påverka reglerna. Undvik därför formuleringar som antyder en övre åldersgräns.

Dokumenten i detta steg är annons, kravprofil och bedömningsmall. Diskrimineringslagen kan aktualiseras om en sökande klagar på valet av kandidat.

Intervju och urval: frågor, undersökningsplikt och diskrimineringsrisk

Under en anställningsintervju får du som arbetsgivare ställa vilka frågor du vill. Vissa frågor kan krocka med diskrimineringslagen; facklig tillhörighet är ett exempel. En sökande har dessutom rätt att undanhålla ofördelaktig information och till och med tala osanning.

Arbetsgivaren har samtidigt en undersökningsplikt: frågor som har betydelse för anställningen måste ställas redan vid intervjun. Intervjun behöver därför vara genomtänkt på förhand, inte växa fram i stunden.

Lägg upp intervjun utifrån kravprofilen. Gå igenom samma frågeområden med alla kandidater och knyt varje fråga till ett krav eller en merit. Dokumentera svaren i bedömningsmallen direkt efter samtalet; då synliggörs skillnaderna och går att motivera.

Undvik frågor som saknar betydelse för tjänsten eller uppfattas som integritetskänsliga. Använder ni tester, arbetsprov eller referenstagning bör även dessa kopplas till kravprofilen och genomföras likadant för alla kandidater.

Intervjuanteckningarna förs in i bedömningsmallen. Diskrimineringslagen och undersökningsplikten styr vilka frågor som får ställas.

Beslut och erbjudande: dokumentera varför just den kandidaten

Kandidatvalet ska kopplas till kravprofilen. Grundas valet på annat än kraven ökar risken att diskrimineringslagen aktualiseras. Det är avgörande att kunna visa hur bedömningen gjordes mot profilen.

Dokumentera avvägningarna medan de är färska: hur varje kandidat bedömdes mot respektive krav, vilka skillnader som var utslagsgivande och varför den valda kandidaten ligger närmast profilen. Det behöver inte vara omfattande, men resonemanget ska gå att följa.

När ni går vidare med erbjudandet måste villkoren vara klara: anställningsform, omfattning, tillträdesdatum och lön. Kontrollera att erbjudandet stämmer med annonsen och kraven, så att inga nya förutsättningar tillkommer i slutskedet.

Dokumentera också varför ni inte går vidare med bortvalda kandidater, så att beslutet kan förklaras internt. Det skiljer ett beslut som går att följa från ett som bara går att konstatera.

Beslutsunderlaget är dokumentet i detta steg. Diskrimineringslagen kan bli aktuell om valet inte kan kopplas till kravprofilen.

Anställningsformen och kollektivavtalet: från beslut till avtal

Börja med att kontrollera om ni har kollektivavtal. Avtalet kan innehålla andra regler än lagen, och brott mot en bestämmelse kan leda till skadeståndsansvar. Som arbetsgivare är du lika bunden av kollektivavtalet oavsett om du har hängavtal eller är medlem i en arbetsgivarorganisation.

Vilka regler som gäller beror på om verksamheten har kollektivavtal. Bortsett från kollektivavtalen reglerar lagen om anställningsskydd (LAS) till stor del anställningsförhållandet: LAS reglerar anställningar och deras upphörande och ger ramen för skadeståndsansvar vid fel vid anställningens ingående eller upphörande.

Flera andra lagar påverkar anställningen och kan behöva beaktas redan när avtalet utformas. De finns listade i inledningen. Gå igenom vilka som är relevanta för tjänsten och vilka skyldigheter de medför.

På pensionsområdet kan kollektivavtalade tjänstepensions- och försäkringsvillkor behöva beaktas. PTK:s handbok om kollektivavtalad tjänstepension och försäkring stödjer både arbetsgivare och anställda. Lämnar ni en pensionsutfästelse finns skatteregler och krav på hur den utformas och tryggas, vilket HFD 2019 ref. 53 belyser.

För arbetstagare som vid årets ingång fyllt 67 år eller mer betalar arbetsgivaren endast ålderspensionsavgiften, som är 10,21 procent.

Medarbetare som överväger att fortsätta arbeta efter pension eller gå tidigare i pension kan få vägledning hos exempelvis Akavia och Arbetet. Gå igenom detta innan anställningsavtalet utformas.

Först därefter är det dags att teckna avtal. Se till att anställningsform, omfattning och övriga villkor stämmer med beslutet i urvalsprocessen, och att eventuella avvikelser från kollektivavtalet hanteras korrekt.

Anställningsavtalet är dokumentet i detta steg. Innan avtalet tecknas måste ni veta vilken anställning som ska gälla.

Uppföljning: lär av rekryteringen och stärk rutinerna

Följ upp rekryteringen mot målen från behovsanalysen, särskilt vad personen skulle kunna prestera inom en viss tid. Det ger ett konkret svar på om urvalet fungerade, i stället för en allmän känsla av att det gick bra eller dåligt.

Spara underlagen: behovsanalys, kravprofil, bedömningsmall, annons, intervjuanteckningar och beslutsunderlag. Dokumenten gör att ni kan visa hur ni gick tillväga om en sökande i efterhand ifrågasätter valet enligt diskrimineringslagarna.

Utvärdera processen: Vilka krav var svåra att bedöma? Gav intervjufrågorna den information de skulle? Behöver annonsen eller bedömningsmallen skrivas om inför nästa rekrytering? Justera rutinerna medan erfarenheterna är färska.

Ett likabehandlingsperspektiv bör följa med genom hela kedjan, från förberedelse och behovsanalys till intervju, beslut och uppföljning.

Dokumentkedjan är behovsanalys, kompetensprofil, bedömningsmall, annons, intervjuanteckningar, beslutsunderlag och anställningsavtal. Diskrimineringslagen kan aktualiseras i efterhand.