Så hanterar ni sjuklön och karensavdrag enligt lag

Så hänger sjuklön och karensavdrag ihop

Som arbetsgivare betalar du enligt lag sjuklön när en medarbetare är sjuk och inte kan arbeta. Sjuklönen gäller i högst 14 kalenderdagar och motsvarar 80 procent av lönen.

Från sjuklönen gör du ett karensavdrag på 20 procent av sjuklönen under en genomsnittlig vecka. Först räknar du fram sjuklönen för frånvaron, sedan drar du av karensbeloppet innan lönen betalas ut.

Rätten till sjuklön finns i lagen (1991:1047) om sjuklön. Du som arbetsgivare bedömer om medarbetaren har rätt till sjuklön och hanterar frågor som uppstår mellan er.

En del kollektivavtal innehåller undantag från att betala sjuklön. Både sjuklön och karensavdrag kan beräknas närmare enligt avtal. Kontakta er arbetsgivarorganisation om ni är osäkra.

Vem har rätt till sjuklön – och när?

Tillsvidareanställda och den som ska vara anställd i mer än en månad har rätt till sjuklön från och med första dagen av anställningstiden.

Är anställningen kortare än en månad inträder rätten först när medarbetaren har tillträtt och därefter varit anställd 14 kalenderdagar i följd. Dagar med frånvaro utan giltigt skäl räknas inte med, och tidigare anställningar hos samma arbetsgivare tillgodoräknas om uppehållet mellan dem inte överstiger 14 kalenderdagar.

Även vikarier, timanställda och sommarjobbare kan ha rätt till sjuklön; det avgörs bland annat av anställningsavtalet. Två grupper ska du inte betala sjuklön till.

Den som har eget företag ansöker om sjukpenning direkt hos Försäkringskassan. Den som arbetar hos dig men är anställd av ett annat företag, till exempel inhyrd personal, får sjuklön från det företaget.

Sjuklöneperioden: 14 dagar som arbetsgivaren ansvarar för

Sjuklöneperioden börjar första dagen medarbetaren är frånvarande på grund av sjukdom, helt eller delvis, och omfattar högst 14 kalenderdagar. Den kan bara börja en dag då medarbetaren annars skulle ha arbetat.

Blir medarbetaren sjuk på en ledig dag är nästa dag hen skulle ha arbetat i stället dag 1 i sjuklöneperioden.

Sjuklön betalas vid sjukdom som sätter ned arbetsförmågan. I bedömningen ska särskilt beaktas om medarbetaren på grund av sjukdomen är helt eller delvis förhindrad att utföra sitt vanliga arbete eller ett därmed jämförligt arbete.

Arbetsförmågan kan vara helt eller delvis nedsatt. En delvis nedsatt arbetsförmåga räknas fram i procent utifrån timmar av ordinarie arbetstid, vilket avgör hur stor del av frånvaron som blir sjuklön.

Räkna ut sjuklönen

Sjuklönen är 80 procent av lönen. Har medarbetaren månadslön utgår du från den ordinarie lönen och räknar fram sjuklönen för den tid frånvaron avser.

Karensavdraget beräknas på den genomsnittliga arbetstiden per vecka, inte på en enskild veckas faktiska timmar. Det gäller även vid deltid och timanställning.

Karensavdrag: 20 procent av en genomsnittlig veckas sjuklön

Karensavdraget är alltid 20 procent av sjuklönen under en genomsnittlig arbetsvecka. När på dagen medarbetaren sjukanmäler sig, eller hur många timmar hen skulle ha arbetat, spelar ingen roll – avdraget blir 20 procent.

Lagen om sjuklön anger att avdraget ska motsvara 20 procent av den sjuklön som belöper på summan av arbetstagarens anställningsförmåner. Både sjuklön och avdrag får beräknas närmare genom kollektivavtal.

Oftast räknar lönesystemet fram avdraget. Har ni frågor om beräkningen kontaktar ni systemets leverantör.

Räkneexempel: Anna arbetar heltid och har en veckolön på 4 400 kronor. Sjuklönen blir 3 520 kronor per vecka (4 400 × 0,8) och karensavdraget 3 520 × 0,2 = 704 kronor, som dras av från sjuklönen för den period hon är sjuk.

För en heltidsanställd försvinner i praktiken sjuklönen för den första sjukdagen. Till skillnad från den gamla karensdagen är avdraget alltid 20 procent av veckosjuklönen, oavsett hur frånvaron ser ut.

Karensavdraget görs normalt även om medarbetaren har läkarintyg från första sjukdagen. Avdraget är en lagstadgad självrisk, och ett förstadagsintyg som visar att arbetsförmågan är nedsatt på grund av sjukdom ändrar inte självrisken – intyget bekräftar bara att det finns en medicinsk grund för frånvaron.

Karensavdrag görs även på sjukpenningen när Försäkringskassan betalar ut den.

Enligt fackförbund.com har en arbetsgrupp på Socialdepartementet föreslagit ett lägre tak för hur många karensavdrag som får göras per person och år. I dag finns ett allmänt högriskskydd med en gräns på max 10 karensdagar under en tolvmånadersperiod. Förslaget är inte genomfört.

Nyckeltalet i sjuklön och karensavdrag

Läkarintyg och rutiner vid sjukfrånvaro

Är medarbetaren sjuk i mer än 7 kalenderdagar måste hen styrka att arbetsförmågan är nedsatt. Det sker med intyg från läkare eller tandläkare – intyg från sköterska räcker inte.

Läkarintyget behöver inte innehålla diagnos, men det ska framgå varför medarbetaren inte kan arbeta. Ert kollektivavtal kan ha andra regler för när intyg ska visas, så kontrollera avtalet innan ni kräver intyg från en viss dag.

Ett förstadagsintyg ändrar inte reglerna för sjuklön och karensavdrag. Oftast vill arbetsgivaren få bekräftat att det finns en medicinsk grund för frånvaron, men karensavdraget görs vanligtvis ändå.

Bestäm därför i förväg hur ni tar emot sjukanmälan, när i sjuklöneperioden ni begär intyg och hur intyget hanteras. Då följer rutinen både sjuklönelagen och ert kollektivavtal.

Efter dag 14: sjukanmälan och sjukpenning

Du betalar sjuklön i högst 14 kalenderdagar. Är medarbetaren sjuk längre ska du sjukanmäla till Försäkringskassan, så att medarbetaren kan ansöka om sjukpenning där.

Sjukpenning kan lämnas på 25, 50, 75 eller 100 procent beroende på hur mycket arbetsförmågan är nedsatt av sjukdomen.

För att utreda rätten till sjukpenning behöver Försäkringskassan läkarintyg med uppgifter om sjukdomen eller skadan. Läkaren skickar oftast intyget digitalt till myndigheten.

Se därför till att intyget kommer in i tid redan under sjuklöneperioden. Blir medarbetaren sjuk längre än 14 dagar behövs det också i ärendet hos Försäkringskassan.

Särskilda fall: timanställda, deltid och företagare

Behovsanställda, det vill säga timanställda, utan rätt till sjuklön får ingen sjuklön från dig. Då beräknar Försäkringskassan och gör karensavdraget från deras sjukpenning, och avdraget uppgår till 20 procent av den sjukpenning som beräknas för en genomsnittlig kalendervecka.

Har den timanställde rätt till sjuklön enligt sitt anställningsavtal gör du karensavdraget som för andra, utifrån antalet timmar under en genomsnittlig arbetsvecka.

Är man arbetssökande eller föräldraledig och sjukanmäler sig direkt till Försäkringskassan dras karensavdraget från sjukpenningen; avdraget motsvarar då en hel dag med ersättning.

Arbetar man deltid vid sidan av måste man ändå sjukanmäla sig till sin arbetsgivare. För dig som arbetsgivare betyder det att en deltidsanställd kan behöva sjukanmäla sig både till dig och till Försäkringskassan.

Företagare med enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag har karensdagar i stället för karensavdrag, och antalet karensdagar väljer man själv inom gällande ramar. Har du i stället ett aktiebolag räknas du som anställd i bolaget och omfattas av samma regler som dina anställda.

Praktisk checklista för er lönehantering

När en medarbetare sjukanmäler sig följer ni gången i avsnitten ovan: bedöm rätten till sjuklön, fastställ sjuklöneperioden, beräkna sjuklön och karensavdrag och hantera intyg samt eventuell sjukanmälan till Försäkringskassan.

Kontrollera alltid kollektivavtalet som gäller på arbetsplatsen. Det kan innehålla undantag från sjuklön och egna regler för beräkning och intyg.