Så beskattas förmåner och traktamente i löneadministrationen

Skattepliktiga förmåner och skattefria kostnadsersättningar – så skiljer löneadmin dem åt

En förmån är ersättning från arbetsgivaren i annat än pengar.

Är förmånen skattepliktig ska arbetsgivaren betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag på förmånsvärdet.

Traktamente och bilersättning är kostnadsersättningar för ökade kostnader vid tjänsteresa. Betalas de enligt schablon utgår varken skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter.

Skillnaden ligger i karaktären, inte i utbetalningen. En förmån är privat konsumtion som arbetsgivaren bekostar.

En kostnadsersättning täcker kostnader som uppstår just för att den anställde reser i tjänsten.

Traktamentet täcker logi, högre måltidskostnader än vanligt och småutgifter under resan.

Vid lönekörning blir den del av traktamente eller bilersättning som överstiger schablon lön med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.

Skatteavdrag på förmånsvärde kräver att den anställde samtidigt får kontant ersättning.

Saknas kontant ersättning kan inget skatteavdrag göras, även om förmånen ska redovisas.

Förmånsvärdet ska räknas med när du beräknar skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Skattefria kostnadsersättningar enligt schablon ska däremot inte ingå i det underlaget.

Värdera förmåner: marknadsvärde, schablon och årlig översyn

En skattepliktig förmån värderas till marknadsvärde: kostnaden den anställde själv skulle betala för motsvarande vara eller tjänst.

Undantag: förmåner som värderas schablonmässigt, t.ex. bil- och kostförmån.

Andra förmåner är helt skattefria, t.ex. friskvårdsförmån.

Förmånsvärden varierar mellan år och måste räknas om varje kalenderår.

Gå igenom förmånsregistret årligen – bil-, kost- och övriga förmåner – när nya värden publiceras. Då bygger januarilönekörningen på uppdaterade belopp.

Vid lönekörning ska förmånsvärdet ingå i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Det gäller oavsett om förmånen är bil-, kost- eller annan skattepliktig förmån.

Bilförmån när arbetsgivarens bil används privat

Skattepliktig bilförmån uppstår när en anställd använder företagets bil privat i mer än ringa omfattning.

Gräns: fler än 10 privata resor eller mer än 100 mil per år.

Resa bostad–tjänsteställe är privat resa; arbetsgivaren bedömer den anställdes tjänsteställe. Samma regler gäller om bilen ägs eller leasas.

För att bedöma bilförmån behövs underlag om bilen använts i tjänst eller privat.

En noggrant förd körjournal visar hur företagsbilen använts.

Även förmånsbilsinnehavare bör ha körjournal – privat körning är tillåten men ska kunna styrkas.

Förmånsvärdet påverkas av nybilspris, extrautrustning utanför nybilspriset, miljöbil, om den anställde kör minst 3 000 mil i tjänsten, och fordonsskatt för bilar med tillverkningsår 2018 eller senare som tagits i trafik första gången 1 juli 2018 eller senare.

Extrautrustning med samband med bilens funktion eller bekvämlighet läggs alltid till – t.ex. metalliclack, vinterdäck, dragkrok, gps, klimatanläggning, läderklädsel.

Inte extrautrustning: alkolås, biltelefon, handsfreesats till telefon, elektronisk körjournal, hjälpmedel vid sjukdom/funktionsnedsättning, laddbox som bara används till förmånsbilen.

Kör den anställde minst 3 000 mil i tjänsten per kalenderår får arbetsgivaren sätta ner förmånsvärdet på förmånsbil till 75 procent av fullt värde.

Nedsättningen kan tillämpas löpande under året om du kan anta att den anställde når 3 000 mil.

Förmånsvärdet beräknas utifrån en schablon. Bland annat bilens nybilspris, extrautrustning och fordonsskatt påverkar värdet.

Extrautrustning är utrustning som inte ingår i nybilspriset enligt Skatteverkets listor.

Bilförmån kan avse personbil, tung personbil med totalvikt över 3 500 kg, lätt lastbil och husbil som registrerats som personbil klass II eller lätt lastbil.

Hur beräknas bilförmån – steg-för-steg

Kostförmån och måltider under tjänsteresa

Fri kost under tjänsteresa styr både minskat traktamente och förmånsbeskattning.

Betalar arbetsgivaren den anställdes måltider uppstår en beskattad kostförmån samtidigt som det skattefria traktamentet trappas ner.

Mat är en privat levnadskostnad.

Obligatorisk hotellfrukost i rumspriset minskar traktamentet men förmånsbeskattas inte.

Kost på allmänna transportmedel som obligatoriskt ingår i biljettpriset varken minskar traktamentet eller förmånsbeskattas.

Vid extern och intern representation minskar traktamentet, men kosten förmånsbeskattas inte.

Minskningen räknas per måltid.

Enligt 2025 års tabell: helt traktamente 290 kronor minskar med 261 kronor om frukost, lunch och middag betalas, och med 203 kronor om enbart lunch och middag betalas.

Tjänsteresa längre än tre månader: traktamente 203 kronor minskar med 183 respektive 142 kronor.

Längre än två år: 145 kronor minskar med 131 respektive 102 kronor.

Vid 30 procent av maxbeloppet, 87 kronor, är minskningen 78 respektive 61 kronor. Resterande del kan betalas skattefritt.

Löneadministrationen behöver veta vilka måltider arbetsgivaren faktiskt betalar under resan – frukost, lunch och middag – och om betalning sker mot kvitto, via hotellfaktura eller genom obligatoriskt transportpris.

Det styr traktamentsnivå och om förmånsvärde ska läggas på lönen.

Skattefritt traktamente: övernattning, avstånd och schablon

Tre krav gäller för traktamente utan skatteavdrag.

Den anställde ska göra tjänsteresa med övernattning mer än 50 kilometer utanför vanliga verksamhetsorten och bostaden.

Utbetalt belopp får inte överstiga schablon för inrikes respektive utrikes resa.

Du ska ha underlag – t.ex. reseräkning – med uppgifter om tjänsteresan. Minst en övernattning krävs alltid.

Reseräkningen ska innehålla resenärens namn, personnummer och bostadsadress, arbetsorten med adress, samt datum och klockslag för resans start och slut.

Klockslagen avgör om resdagen är hel eller halv dag.

Skattefritt traktamente deklareras inte av den anställde och får inte dras av i deklarationen.

Skatteverket anger schablonbelopp beroende på tjänsteresans längd. Beloppen skiljer sig åt för inrikes och utrikes resa.

Krav för skattefritt traktamente

Räkna traktamente efter resans längd och om resan är inrikes eller utrikes

Hel dag: avresedagen om resan börjar före 12.00, hemkomstdagen om resan slutar efter 19.00, och alla mellanliggande resdagar.

Halv dag: avresedagen om resan börjar 12.00 eller senare, eller hemkomstdagen om resan slutar 19.00 eller tidigare.

Nattschablon gäller när resan pågår mellan 24.00 och 06.00.

Inrikes schablon: hel dag 290 kronor 2025 och 300 kronor 2026; halv dag 145 respektive 150 kronor; nattschablon 145 respektive 150 kronor.

Efter tre månader: 203 kronor per hel dag 2025 och 210 kronor 2026.

Efter två år: 145 respektive 150 kronor per hel dag.

Utrikes tjänsteresa: hel dag = helt normalbelopp, halv dag = halvt normalbelopp. Efter tre månader: 70 procent av normalbeloppet per hel dag. Efter två år: halvt normalbelopp per hel dag. Nattschablon: halvt normalbelopp.

Nedtrappningen efter tre månader respektive två år kräver att löneadministrationen håller reda på sammanhängande resperioder, inte bara enskilda resor.

Samma resa byter belopp när tidsgränserna passeras.

2025 och 2026: Traktamenteschabloner för inrikes resor

Bilersättning vid tjänsteresor med egen eller förmånsbil

Schabloner för inkomstår 2025 och 2026: 25 kronor per mil för egen bil, 9,50 kronor per mil för förmånsbil som drivs helt med el, 12 kronor per mil för förmånsbil som inte drivs helt med el.

För förmånsbil: skattefri bilersättning enligt schablon betalas bara om den anställde själv betalat allt drivmedel.

Har den anställde bara delvis betalat drivmedel kan ingen skattefri bilersättning betalas vid tjänsteresor – ersättningen är då lön.

Exempel: elbil där den anställde betalar laddning hemma men arbetsgivaren betalar laddning på arbetsplatsen.

Från 1 juli 2026 gäller särskilda regler för laddhybrid som förmånsbil: skattefri bilersättning kan betalas även om den anställde laddat bilen i anslutning till arbetsplatsen och därför inte betalat allt drivmedel själv.

Ersättning för den anställdes faktiska drivmedelskostnader kan inte betalas skattefritt.

Däremot kan den anställde skattefritt få ersättning för verkliga kostnader när tjänsteresan gjorts med allmänna kommunikationer.

När ersättningen överstiger schablonen

Att ersättningen överstiger schablonen ändrar inte karaktären på hela utbetalningen.

Schablonen gäller den skattefria kostnadsersättningen och bara upp till sitt belopp.

Om du betalar ut traktamente eller bilersättning som överstiger schablonbeloppen ska den överskjutande delen hanteras som lön. Det innebär att du ska göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på den överskjutande delen.

Nettolöneavdrag, bruttolöneavdrag och betalning för förmån

Förmånsvärdet minskar bara om den anställde betalar för förmånen genom verklig betalning eller nettolöneavdrag.

Betalningen behöver inte gå direkt till arbetsgivaren: om en anställd med bilförmån själv betalar en reparation till bilverkstad räknas det som betalning för förmånen.

Nettolöneavdrag = den anställde betalar med nettolön, dvs. lön efter skatteavdrag.

Betalas förmånen från nettolönen under samma kalenderår ska betalningen räknas av från förmånsbeloppet.

Bruttolöneavdrag minskar inte det skattepliktiga förmånsvärdet – det är inte betalning av förmånen.

En anställd delägare i aktiebolag som haft skattepliktig förmån under året kan göra retroaktiv betalning i slutet av året: ta ut extra lönebelopp och göra nettolöneavdrag som betalning för årets förmån.

Krav: betalning före årets utgång och med den anställdes skattade pengar; bruttolöneavdrag räknas inte.

För att arbetsgivaren inte ska göra skatteavdrag på extra löneutbetalning krävs beslut från Skatteverket om ändrad preliminär A-skatt (jämkning).

Arbetsgivaren ska då rätta tidigare arbetsgivardeklarationer och redovisa 0 kronor i ruta 013 på individuppgiften. Det ska framgå att den anställde haft förmån hela året men att förmånen är betald.

Normalt har skatteavdrag redan gjorts löpande under året på förmånsvärdet om kontant lön betalats ut samtidigt som den anställde fått förmånen.

Separata poster för förmåner och kostnadsersättningar i lönekörningen

Vid lönekörning bör förmåner och kostnadsersättningar hanteras som separata poster, så att underlaget för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag inte sammanblandas med skattefria belopp.

Förmånsvärdet ska ingå i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Skattefria kostnadsersättningar enligt schablon ska inte ingå i det underlaget.

Vid retroaktiv betalning av förmån ska tidigare arbetsgivardeklarationer rättas. Redovisa 0 kronor i ruta 013 på individuppgiften så att det syns att den anställde haft förmån hela året men att förmånen är betald.