Löneadministration
Så rapporterar ni arbetsgivaravgifter och skatteavdrag till Skatteverket
Är du registrerad arbetsgivare ska du lämna en arbetsgivardeklaration varje redovisningsperiod. Där redovisar du utbetalda ersättningar, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter.
Det här gäller när ni rapporterar till Skatteverket
Är du registrerad arbetsgivare ska du lämna en arbetsgivardeklaration varje redovisningsperiod. Där redovisar du utbetalda ersättningar, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter. Det gäller oavsett om ersättningen avser lön, förmån eller annan ersättning för arbete.
Enklast gör du det i e-tjänsten Lämna arbetsgivardeklaration.
Deklarationen innehåller uppgifter om varje anställd eller annan betalningsmottagare och uppgifter på arbetsgivarnivå. Individuppgifterna ligger till grund för mottagarens förifyllda inkomstdeklaration. Avdragen skatt tillgodoräknas utifrån individuppgifterna.
Arbetsgivaravgifterna varierar med ålder och anställningsform. Arbetsgivaravgifter är skatt som arbetsgivaren betalar till Skatteverket.
För anställda födda 1959 eller senare är arbetsgivaravgiften 31,42 procent, förutom för födda 2003–2007 där den tillfälliga nedsättningen gäller. För anställda födda 1938–1958 är den 10,21 procent. För anställda födda 1937 eller tidigare tas ingen arbetsgivaravgift ut.
Rabatterade arbetsgivaravgifter finns för ungdomar och nystartsjobb.
Preliminärskatt (A-skatt) dras från den anställdes bruttolön och betalas till Skatteverket. Som arbetsgivare ansvarar ni för att redovisa den i arbetsgivardeklarationen.
Full arbetsgivaravgift är 31,42 procent på bruttolön och förmånsvärden. Avgiften omfattar 2026 sjukförsäkringsavgift 3,55 procent, föräldraförsäkringsavgift 2,00 procent, ålderspensionsavgift 10,21 procent, efterlevandepensionsavgift 0,30 procent, arbetsmarknadsavgift 2,64 procent, arbetsskadeavgift 0,10 procent och allmän löneavgift 12,62 procent.
Arbetsgivaravgifter är en form av socialavgifter. Du ska redovisa och betala arbetsgivaravgifter när du ger ut ersättning för arbete på totalt 1 000 kronor eller mer under ett år till en person som har A-skatt.
För 19–23-åringar finns tillfälligt nedsatta arbetsgivaravgifter under perioden 1 april 2026–30 september 2027. Under 2026 omfattar nedsättningen anställda födda 2003–2007. På ersättning upp till 25 000 kronor per kalendermånad betalas ålderspensionsavgift och hälften av övriga avgifter, 20,81 procent; över 25 000 kronor gäller fulla arbetsgivaravgifter, 31,42 procent.
Arbetsgivardeklarationen är en skattedeklaration enligt skatteförfarandelagen (SFL).
Vem ska lämna – och när räcker det att deklarera noll?
Lämna arbetsgivardeklaration varje månad om du är skyldig att göra skatteavdrag, även enligt lagen om SINK och A-SINK. Du ska också lämna deklaration om du är skyldig att redovisa arbetsgivaravgifter eller ålderspensionsavgift. Detsamma gäller om du har gjort skatteavdrag utan att behöva det.
Även om inget av detta inträffar under en period ska du lämna arbetsgivardeklaration för varje redovisningsperiod så länge du är arbetsgivarregistrerad.
Har du inte betalat ut ersättning eller gett en förmån ska du deklarera noll. I e-tjänsten finns knappen ”Deklarera noll” i högerspalten när du har valt aktuell redovisningsperiod.
Redovisningsperioden omfattar i normalfallet en kalendermånad. Arbetsgivardeklarationen lämnas för varje redovisningsperiod.
Förberedelser: registrering, behörigheter och underlag
För att rapportera måste ni vara registrerade som arbetsgivare. Det krävs om ni ska betala ut ersättning för arbete.
Ombud och anställda som ska skapa och skicka in arbetsgivardeklarationen behöver rätt behörighet hos Skatteverket. Det finns tre behörigheter för att lämna arbetsgivardeklaration.
Ni behöver färdiga underlag för allt som kan påverka månadens ersättning och avdragen skatt, till exempel uppgifter om förmåner och semester.
För bilförmån ska ni redovisa hel bilförmån för den aktuella månaden även om den anställda tar ut bilen i slutet av månaden.
Får ni inte veta i tid att den anställda ska förmånsbeskattas kan ni behöva rätta arbetsgivardeklarationen i efterhand.
E-tjänsten Lämna arbetsgivardeklaration finns på Mina sidor. Där finns instruktioner för vilka uppgifter du ska redovisa i vilken ruta.
Skatteverket har ingången Registrera dig som arbetsgivare för dig som ska betala ut ersättning för arbete.
Så fyller ni i arbetsgivardeklarationen – individ för individ
I e-tjänsten redovisar ni individuppgifter per person under fliken betalningsmottagare. Varje månad lämnar ni även uppgifter på arbetsgivarnivå.
När ni lägger till en betalningsmottagare kan ni välja en mall med förvalda rutor, till exempel ”Ersättning som är underlag för arbetsgivaravgifter”, eller visa alla rutor. Detsamma gäller om ni kopierar en betalningsmottagare från en tidigare period.
Ni kan lägga till en betalningsmottagare via personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer, födelsetid eller annan identitet. I ruta 215 fyller ni i mottagarens rätta och fullständiga person-, samordnings- eller organisationsnummer med tio siffror.
Är betalningsmottagaren 100 år eller äldre ska personnumret skrivas med tolv siffror i en följd, utan mellanslag.
Korrekta identitetsuppgifter är avgörande eftersom individuppgifterna ligger till grund för mottagarens förifyllda inkomstdeklaration. De behövs också för att avdragen skatt ska tillgodoräknas rätt person.
Om en person med samordningsnummer får personnummer eller byter personnummer under redovisningsperioden ska ni redovisa enbart på det nya numret. Det gäller oavsett när under perioden det nya numret tilldelats. Ni behöver inte ändra identiteten på redan inskickade uppgifter.
Har en anställd en utländsk adress i bosättningslandet ska ni också fylla i den utländska adressen och den anställdas namn.
I ruta 570 fyller ni i specifikationsnummer. Det måste alltid fyllas i, även om ni bara lämnar en individuppgift per betalningsmottagare.
Flera individuppgifter får inte ha samma specifikationsnummer för samma betalningsmottagare, redovisningsperiod och arbetsgivare. Ni kan lämna flera uppgifter för samma betalningsmottagare, men då krävs olika specifikationsnummer.
I Skatteverkets tabell för avgiftsprocentsatser används nummer för underlag och avgift/avdrag. För födda 1959 eller senare anges 420 och 430, för födda 1938–1958 422/7022 och 432/9022, för födda 2003–2007 7001 och 9001, och för födda 1937 eller tidigare 423 och 433.
Frånvarouppgifter i samband med deklarationen
Från och med redovisningsperioden januari 2025 ska ni som arbetsgivare lämna uppgift om frånvaro. Det gäller om ersättningen i individuppgiften för den anställda påverkats av frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning.
Uppgifterna lämnas på individnivå i samband med arbetsgivardeklarationen.
Ni ska också informera den anställda om vilka frånvarouppgifter ni har lämnat.
Skatteverket tar emot uppgifterna och skickar dem direkt till Försäkringskassan, som använder dem i kontrollen av föräldrapenningförmåner.
Sista dag, inbetalning och rättelser
De allra flesta ska lämna arbetsgivardeklarationen senast den 12:e i efterföljande månad. Ersättning som betalas ut i februari redovisas i deklarationen som lämnas in den 12 mars.
Betala in avdragen skatt och arbetsgivaravgifter till företagets skattekonto.
Om något blivit fel behöver ni rätta uppgiften för månaden. Uppgifterna måste vara korrekta eftersom de blir förifyllda i de anställdas inkomstdeklarationer.
Ni kan ändra arbetsgivaravgifter och höja avdragen skatt för en individ, men normalt inte ändra redovisad avdragen skatt till ett lägre belopp.
Skatteverket kallar funktionen för att ändra uppgifter för Rätta arbetsgivardeklaration.
Checklista innan ni skickar in
Kontrollera att person-, samordnings- eller organisationsnummer är korrekt ifyllda. Specifikationsnummer ska finnas med och vara unika per betalningsmottagare och redovisningsperiod.
Säkerställ att eventuella frånvarouppgifter är med och att den anställda har informerats. Kontrollera också att den som skickar in har rätt behörighet, att underlag för förmåner, semester och bilförmån är uppdaterade och att inbetalningen till skattekontot är gjord.
Kontrollera att arbetsgivaravgifternas sats är rätt utifrån den anställdas födelseår. Kontrollera också att preliminärskatt (A-skatt) är korrekt redovisad.
Kontrollera att eventuell nedsättning för 19–23-åringar är korrekt och att underlag och avgift/avdrag har rätt nummer.
