Så förbereder ni medarbetarsamtalet med dokumentation och underlag

Varför förberedelse med underlag gör samtalet bättre

Medarbetarsamtal är regelbundna, strukturerade samtal mellan chef och medarbetare. Målet är att alla ska känna sig sedda och hörda och att verksamheten rör sig i rätt riktning.

Guiden är praktisk och följer samtalets gång: före, under och efter. Den visar vilka underlag chef och medarbetare tar fram och hur protokollet hanteras.

Innehållet varierar mellan företag. Enligt en guide från AmpliFlow är mixen oftast uppföljning av tidigare mål, diskussionspunkter kring arbetsuppgifter, planering för framtiden som kompetensutveckling, utvärdering av arbetsmiljö och trivsel samt dialog om karriärvägar och ansvarsfördelning. Den mixen avgör vilka underlag ni behöver.

Vid Karolinska Institutet ingår medarbetarsamtalsprocessen i det systematiska arbetsmiljöarbetet och i uppföljningen av verksamhetens kvalitet och resultat på individnivå. Processen är dialogbaserad och sträcker sig över året.

Den består av två samtal: Mål- och utvecklingssamtal (MS1), vanligtvis i Q1, och Resultat- och lönesättande samtal (MS2) i Q4. Tidpunkterna beror på verksamhetsplanering, budget och lönerevision. Utan dokumentation från det tidigare samtalet saknas gemensam utgångspunkt för uppföljningen.

Ledarna skriver (5 december 2023) att medarbetarsamtalet är en skattkista med aktuell kunskap om hur verksamheten och medarbetarna mår. Den kunskapen behövs för att utveckla och driva förändring i rätt riktning.

Artikeln hänvisar till Maria Fors Brandebo, docent vid Institutionen för ledarskap och ledning vid Försvarshögskolan och författare till Tillitsskapande ledarskap: från teori till praktik. Hennes forskning visar att medarbetare med djup tillit trivs bättre och presterar på högre nivå. God tillit ger starkare anknytning till organisationen, vilket leder till ökat engagemang och större benägenhet att stanna kvar i stället för att byta jobb.

Öppen kommunikation ökar tilliten. Förberedda samtalsunderlag håller kommunikationen konkret i stället för allmän.

AmpliFlow lyfter fram att strukturerade medarbetarsamtal skapar fokus på kompetensutveckling, arbetsmiljö och mål. De ger underlag för att driva förbättringar och öka engagemanget.

I verktyget Add Medarbetarsamtal sparas samtalsprotokoll automatiskt. Enligt leverantören gör det uppföljningen vid nästa möte enkel, och automatiska kallelser och påminnelser frigör tid. Dokumentationen är därför inte en administrativ efterhandskonstruktion, utan mekanismen som gör samtalet uppföljningsbart.

Nyckelnyttor från strukturerade medarbetarsamtal

Chef och medarbetare: förbered er på var sitt håll – och tillsammans

För medarbetaren handlar förberedelsen enligt chef.se om att i förväg tänka igenom sina prestationer och utvecklingsområden. Medarbetaren bör också fundera på vilka frågor som ska tas upp. Då bygger samtalet på medarbetarens egen bild, inte bara på chefens dagordning.

Inom ramen för uppdrag, uppgifter, ansvarsområden och mål anger lnu.se frågan ”Hur ser du på ditt uppdrag och dina arbetsuppgifter?”. Den frågan fungerar bara om medarbetaren har fått den i förväg och hunnit tänka igenom sitt svar. För chefen fungerar den bara om chefens egen bild av uppdraget är nedskriven och jämförbar.

För chefen handlar förberedelsen vid KI:s Mål- och utvecklingssamtal om att skapa goda, förtroendeingivande relationer och tydliggöra förväntningar på rollen. Chefen ska också definiera mål och förväntade resultat utifrån verksamhetens behov.

Dialogen ska undersöka individens motivation och välmående samt diskutera förutsättningar i arbetsmiljön, till exempel tillgång till samarbeten, stöd och kompetensutveckling. Varje punkt kräver underlag: aktuella mål, tidigare överenskommelser och en bild av arbetsbelastningen.

Båda parter kan bidra med punkter. I Add Medarbetarsamtal kan chef och medarbetare lägga till egna frågor och punkter direkt i systemet och förbereda sig genom att skriva noteringar vid respektive punkt. När medarbetaren bidrar inför mötet blir samtalet enligt leverantören mer relevant och engagerande.

Maria Fors Brandebos råd via Ledarna är att börja med att prata om vilka förväntningar som finns generellt och vilka vi har på varandra. Som chef ska man inte vara rädd för klagomål från medarbetarna – de är enligt henne oftast ett tecken på högt i tak och ett öppet samtalsklimat. Lägg därför gärna in en egen punkt om ömsesidiga förväntningar, så att den inte försvinner bakom sakfrågorna.

Agendan: samtalspunkter som håller fokus

I Add Medarbetarsamtal väljer man deltagare, tid och plats och skapar en agenda med samtalspunkter. Agendan skickas automatiskt till medarbetaren, som kan godkänna den eller lägga till egna punkter.

Praktiskt bygger agendan lämpligen på en återkommande grund: uppföljning av tidigare mål, arbetsuppgifter, arbetsmiljö och trivsel samt kompetensutveckling. Komplettera med punkter som är specifika för perioden. Eftersom medarbetaren får agendan i förväg kan hen förbereda egna reflektioner och svar innan mötet, i stället för att formulera dem på plats.

Den gemensamma strukturen gör att tiden går till innehållet i varje punkt i stället för till att komma överens om vad som ska avhandlas. Vid organisationer med två samtal per år, som vid KI där MS1 ligger i Q1 och MS2 i Q4, behöver agendan skilja sig åt. Det första samtalet handlar om mål, förväntningar och utvecklingsplan, det andra om resultat och lönesättning.

Frågeunderlag utifrån roll, mål och arbetsmiljö

AmpliFlow listar de återkommande kategorierna i ett medarbetarsamtal. De är uppföljning av tidigare mål, diskussionspunkter kring arbetsuppgifter, planering för framtiden som kompetensutveckling, utvärdering av arbetsmiljö och trivsel samt dialog om karriärvägar och ansvarsfördelning. Kategorierna kan användas som stomme i ett frågeformulär, med plats för egna svar under varje punkt.

KI:s beskrivning av Mål- och utvecklingssamtalet tillför fler kategorier. Dit hör förväntningar på rollen samt mål och förväntade resultat utifrån verksamhetens behov, individens motivation och välmående. Dit hör också förutsättningar i arbetsmiljön, som tillgång till samarbeten, stöd och kompetensutveckling, samt sambandet mellan lön, prestationer och resultat utifrån de lönekriterier som är lämpliga för tjänsten.

För rollnivån kan underlaget byggas kring uppdrag, uppgifter, ansvarsområden och mål – temat som lnu.se använder på sin sida om medarbetarsamtal. Frågan som lnu.se lyfter, ”Hur ser du på ditt uppdrag och dina arbetsuppgifter?”, fångar både hur arbetet är fördelat och hur medarbetaren uppfattar det.

Underlaget har också ett verksamhetsperspektiv. AmpliFlow konstaterar att medarbetarsamtal kan ge en klar bild av medarbetares kompetenser och utvecklingsbehov. Det hjälper organisationen att säkerställa att rätt person har rätt uppgifter och att alla känner sig motiverade och engagerade.

För organisationer som siktar på ISO 9001, 14001, 27001 eller 45001 är det enligt samma guide viktigt att regelbundet säkerställa att medarbetarna har den kompetens som krävs för att leva upp till standardernas krav.

Olika samtalstyper kräver olika formulär. I Add kan man skapa egna formulär för exempelvis lönesamtal, utvecklingssamtal eller rehabiliteringssamtal och lägga till egna frågor i en fast mall. Utgångspunkten bör vara verksamhetens behov och medarbetarens förutsättningar i den aktuella rollen – samma frågebatteri passar sällan alla befattningar.

I AmpliFlow har ni redan försetts med en grundläggande mall och olika resurser, så mycket av arbetet är förberett.

Behöver ni fler färdiga mallar finns enligt chef.se en gratis mall för utvecklingssamtal. KI hänvisar också till mallar för resultat- och lönesamtalet. Utgå från mallen och komplettera med verksamhetens egna punkter.

Årskalendern för medarbetarsamtal vid Karolinska Institutet (KI)

Dokumentation före, under och efter samtalet

Före samtalet skriver chef och medarbetare noteringar kring respektive punkt i agendan. I Add Medarbetarsamtal sker det direkt i systemet, så att bådas förberedelser finns samlade på samma ställe när samtalet börjar.

Under samtalet följer man agendan tillsammans och dokumenterar direkt i systemet. Anteckningarna sparas automatiskt som ett protokoll, som sammanställs av chefen. Att skriva löpande per punkt ger protokollet samma struktur som agendan och gör att inga punkter lämnas odokumenterade.

Efter samtalet skickas protokollet till medarbetaren för eventuella ändringsförslag innan det fastställs. Det fastställda, slutgiltiga protokollet arkiveras sedan i ett gemensamt utrymme, och allt finns kvar för enkel uppföljning inför nästa samtal. Ordningen – sammanställning, medarbetarens genomläsning, fastställande, arkivering – ger medarbetaren möjlighet att korrigera felaktigheter innan dokumentet blir styrande.

För organisationer med flera samtalstyper kan samma rutin användas för alla, men med olika formulär. Add lyfter särskilt lönesamtal, utvecklingssamtal och rehabiliteringssamtal som exempel på samtal där egna formulär kan behövas.

Från protokoll till utvecklingsplan och uppföljning

Vid KI ska Mål- och utvecklingssamtalet mynna ut i en utvecklingsplan med individuella mål för prestation och utveckling, som kontinuerligt följs upp under året. Protokollet är inte slutpunkten utan underlaget som utvecklingsplanen vilar på. Målen behöver skrivas ned med samma precision som resten av samtalet.

Uppföljningen är inbyggd i processen. Det andra samtalet, Resultat- och lönesamtalet, genomförs i samband med lönerevisionen. Där utvärderar man gemensamt hur det gått för medarbetaren och diskuterar hur resultatet lever upp till målsättningarna enligt överenskommelsen i första samtalet. Utvärderingen kopplas till lönesättningen och utgår från lönekriterierna. Därför blir kvaliteten i det första samtalets dokumentation direkt relevant även för löneprocessen.

AmpliFlow beskriver på samma sätt samtalen som en naturlig del av verksamhetens målstyrning och kompetensarbete. De har en viktig roll i att följa upp hur medarbetaren mår och hur arbetsmiljön fungerar. Vanliga mål är enligt guiden att säkerställa utveckling och trivsel, identifiera kompetensbehov, förebygga missförstånd kring arbetsuppgifter, öka tydlighet kring förväntningar och mål samt skapa ett forum för återkoppling.

För att kunna jämföra över tid behövs en fast mall. Add Medarbetarsamtal lyfter möjligheten att lägga till egna frågor och skapa en fast mall att utgå från, just för att kunna följa upp och jämföra resultat över tid, och åtkomst till tidigare protokoll. Utan återkommande struktur går det inte att se om en insats gav effekt eller om samma fråga kommer tillbaka år efter år.

Behörighetsstyrd och spårbar dokumentation för trygghet

Det fastställda protokollet bör förvaras i ett gemensamt utrymme som endast chefen, medarbetaren och eventuella administratörer kan se. Så beskriver Add Medarbetarsamtal hanteringen: trygg hantering av samtal med behörighetsstyrning och spårbar dokumentation, där det slutgiltiga protokollet fastställs och arkiveras i det behörighetsstyrda utrymmet.

I AmpliFlow sker åtkomsten via behörigheter och roller. Guiden beskriver att man tilldelar behörigheter med hjälp av behörigheter och roller i systemet. Man ser också till att användare som ska komma åt medarbetarsamtal har korrekt behörighetsnivå – nivån ”Användare” ger rättighet att se, lägga till, redigera och arkivera samtal.

Eftersom protokoll kan innehålla uppgifter om prestation, mående och arbetsmiljö, bör åtkomsten begränsas till de roller som behöver den för sitt arbete. Se också över behörigheterna när chefer byter befattning. Den praktiska nyttan är samtidigt att tidigare protokoll finns kvar och är åtkomliga för den som ska följa upp dem vid nästa samtal, vilket Add lyfter fram som en del av processen.

Checklista inför medarbetarsamtalet