Så samtalar ni om bristande prestation på ett konstruktivt sätt

Innan samtalet: ta reda på vad som faktiskt brister

Ett konstruktivt samtal om bristande prestation börjar före mötet. Arbetsrättsjuristen Ambjörn Wahlberg säger att första steget efter att ha uppmärksammat en brist är att utreda vilken kategori den tillhör och därefter vilka insatser som krävs. Utredningen är alltså en del av samtalsförberedelsen och kan inte hoppas över.

Allmänna påståenden om att någon presterar dåligt håller sällan i en rättslig prövning. Om den bristande prestationen i stället kan placeras i en av de fyra kategorierna och arbetsgivaren tydligt kan mäta och visa att prestationen är väldigt låg jämfört med en normalprestation, håller den oftast. Det ger samtalet ett sakligt underlag i stället för en allmän uppfattning.

I praktiken innebär det att samla exempel på vilka arbetsuppgifter som inte blir utförda, hur de avviker från vad som är normalt och vad arbetsgivaren redan har gjort för att ge tydliga instruktioner och stöd. Enligt Lindahl måste arbetsgivaren ha försökt avhjälpa de bristande prestationerna genom att ge just tydliga instruktioner och stöd innan prestationen kan ligga till grund för en uppsägning. Samtalet bör därför utgå från en dokumenterad bild av gapet, inte från en känsla av att något är fel.

Fyra typer av bristande prestation – och vad de kräver av samtalet

Wahlberg delar in bristande arbetsprestation i fyra kategorier utifrån rättsfallen på området. Den första är grundläggande kompetensbrist som gör att arbetstagaren inte kan utföra arbetet. Den andra är att arbetstagaren vägrar eller låter bli att följa instruktioner.

Den tredje är arbetstakt som är väsentligt lägre än man kan förvänta sig. Den fjärde är att kostnaden för arbetsgivaren tydligt överstiger intäkten. Kategorin avgör vilka insatser som behövs och vad samtalet ska handla om.

Vid grundläggande kompetensbrist behöver samtalet kretsa kring vilket stöd, vilken introduktion eller vilken utbildning som kan brista – inte kring ovilja. Vid vägran att följa instruktioner behöver arbetsgivaren vara tydlig med vilka instruktioner som gäller och vad som händer om de inte följs. Vid en arbetstakt som är väsentligt lägre än förväntat är jämförelsen med en normalprestation central. Vid en kostnad som överstiger intäkten behöver samtalet utgå från verksamhetens ekonomiska förutsättningar och vilka krav som faktiskt ställs.

Om den låga prestationen kan härledas till ålder eller sjukdom förändras förutsättningarna. Wahlberg säger att det i sådana fall krävs att arbetsgivaren kan visa att medarbetaren inte kan utföra något arbete alls av betydelse. Samtalet behöver då i stället inriktas på arbetsanpassning, rehabilitering och vilket arbete som faktiskt är möjligt. Kraven på prestation kan inte bedömas på samma sätt som när ålder eller sjukdom inte är en förklaring.

Fyra kategorier av bristande prestation – krav på samtal och åtgärder

Så förbereder och genomför ni samtalet

Inför samtalet ska arbetsgivaren ha med sig konkreta, mätbara exempel som visar gapet mellan faktisk och förväntad prestation. Det kan handla om arbetsuppgifter som inte utförts, tidsåtgång, kvalitet eller ekonomiska effekter. Beskriv vad som har observerats och jämför med vad arbetsgivaren normalt kan räkna med; undvik att beskriva personen bakom prestationen. På så sätt blir samtalet sakligt även om budskapet är allvarligt.

Samtalet bör också innehålla de instruktioner och det stöd som redan getts eller som erbjuds. Enligt Lindahl måste arbetsgivaren ha försökt avhjälpa bristande prestationer genom tydliga instruktioner och stöd. Om det handlar om vägran att följa instruktioner är det enligt huvudavtalet centralt att arbetstagaren får en varning om att anställningen är i fara och skälig betänketid att efterkomma arbetsgivarens instruktioner.

Avsluta samtalet med en överenskommelse om vad som ska förbättras, hur det ska mätas och när uppföljning sker. Det gör det möjligt att senare visa att medarbetaren fått en tydlig erinran och en rimlig chans att förbättra sig. Utan en sådan överenskommelse blir både samtalet och en eventuell framtida prövning svårare att hålla samman.

Dokumentera överenskommelsen och följ upp

Det som sägs i samtalet behöver dokumenteras och följas upp. Enligt Wahlberg är det absolut vanligaste skälet till att arbetsgivaren inte får rätt i Arbetsdomstolen att man inte gett en erinran till medarbetaren. Dokumentationen är därför inte en administrativ efterhandskonstruktion utan en del av själva samtalsprocessen.

Dokumentationen bör visa vad arbetsgivaren har påpekat, vilka instruktioner och vilket stöd som getts, vad medarbetaren ska förbättra och när uppföljning ska ske. Om det senare blir aktuellt med uppsägning är det enligt Wahlberg viktigt att medarbetaren först fått en varning och möjlighet att förbättra sig. Samtalet behöver därför avslutas med att dessa punkter sammanfattas och bekräftas.

Följ upp vid de avtalade tillfällena och dokumentera även vad som händer då. Om prestationen inte förbättras bör arbetsgivaren överväga nästa steg – kompetensutveckling, omplacering eller, i sista hand, en överenskommelse om avslut. Uppföljningen avgör om det finns underlag för fortsatt stöd eller för att gå vidare.

När samtalet inte räcker: stöd, omplacering och avslut

Om prestationen inte blir bättre efter samtal och eventuella andra åtgärder som omplacering eller kompetensutveckling, slutar det oftast i en överenskommelse där anställningen avslutas mot någon form av kompensation. Enligt Wahlberg är det numera få fall som går så långt som till uppsägning.

Kraven har delvis ändrats genom nya LAS och Huvudavtalet. I huvudavtalet mellan Svenskt Näringsliv, PTK och en majoritet av LO-förbunden har kravet på hur bristfällig prestationen behöver vara sänkts, från att den ”väsentligen understiger” en normalprestation till att den ”tydligt understiger”. Enligt Lindahl innebär huvudavtalet att det ska vara tydligt att arbetstagarens prestationer understiger vad arbetsgivaren normalt borde ha kunnat räkna med. Det gör samtalets tydlighet ännu viktigare.

Om uppsägning ändå blir aktuell måste arbetsgivaren kunna visa att medarbetaren fått tydliga instruktioner och stöd och därefter inte förbättrat sig. Vid arbets- eller ordervägran enligt huvudavtalet är utgångspunkten att sakliga skäl föreligger om arbetstagaren fått en varning om att anställningen är i fara och skälig betänketid att efterkomma arbetsgivarens instruktioner. Hur samtalet har genomförts och dokumenterats blir därför avgörande även för de avslutande stegen.

Nyckelstatistik och rättsliga gränser enligt senaste avtal