Så följer ni upp introduktionen efter några månader

Varför följa upp introduktionen i två steg?

En lyckad introduktion består av tre steg: planering, aktiviteter och uppföljning (Prevent). Lunds universitets HR-webb anger att chefen ska boka in ett uppföljningssamtal 3–6 månader efter anställningens början; i ett upplägg med två avstämningar kan det vara den första avstämningen (hr-webben.lu.se).

Några korta frågor kan fånga hur introduktionen fungerade. Resultatet kan bli en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet (Prevent).

Prevent samlar frågeförslagen under rubriken Tips på frågor. Utgå från den frågelistan vid båda avstämningarna och fördjupa olika delar vid olika tillfällen (Prevent).

Uppföljningen är också en arbetsmiljöfråga. Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2023:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete anger att arbetsgivaren ska organisera, genomföra och följa upp arbetet för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö (Arbetsmiljöverket).

En medarbetare som saknar information om risker, skyddsrutiner och vem man frågar är svårare att skydda.

Provanställning regleras i lagen om anställningsskydd. Enligt Lexly får den inte vara längre än sex månader (Lexly).

Provanställningen övergår automatiskt till en tillsvidareanställning om den inte avbryts. Både arbetsgivare och provanställd kan avbryta den (Lexly).

Är anställningen en provanställning behöver ni inför sexmånadersgränsen ta ställning till om den ska fortsätta som tillsvidareanställning eller avbrytas. Bestäm också vad som i så fall behöver klaras ut.

Nyckelinformation om provanställning

Förbered uppföljningen innan ni pratar

Utgå från introduktionsplanen. Inför varje avstämning går ni igenom vilka aktiviteter som skulle genomföras och jämför med vad som faktiskt blev gjort.

Prevent föreslår fyra processfrågor: Har den som introducerats genomfört de aktiviteter som skulle genomföras enligt planen? Vad har aktiviteterna gett och lett till? Om de inte genomförts, vad beror det på? Bör innehållet i planen ändras? (Prevent).

Fråga också: Har den anställde fått den information och kunskap som behövs för att kunna utföra arbetsuppgifterna, arbeta säkert och känna sig hemma i organisationen? (Prevent).

Fortsätt med frågorna: Har den anställde fått kunskap för att förstå sin del i helheten? Kan hen komma igång snabbt och känna sig produktiv? Kan hen förstå och följa företagets regler och rutiner? Förstår hen och kan ta sitt ansvar för en bra arbetsmiljö? (Prevent).

Bestäm innan samtalet vem som håller i det och vem som ansvarar för vad. En vanlig uppdelning: närmaste chef samtalar om arbetsuppgifterna, säkerheten och arbetsmiljön; introduktionsansvarig eller mentor svarar på frågor om planens aktiviteter; HR håller i sammanställning och register.

Låt närmaste chef boka den första avstämningen och ansvara för att en andra tid bokas efter den första. Om anställningen upphör innan en planerad avstämning, genomför den närmast aktuella avstämningen före sista arbetsdagen och dokumentera kvarstående frågor och åtgärder.

Förbered vilka underlag som ska finnas framme: introduktionsplanen, checklistan över genomförda aktiviteter, eventuella protokoll från skyddsrond eller riskgenomgång och frågorna ni vill ställa.

Dokumentera kort efter varje samtal: datum, genomförda aktiviteter, frågor som ännu inte har svar och överenskomna åtgärder med ansvarig och datum. Utan anteckningar är det svårt att se om samma lucka återkommer för flera nyanställda.

Förberedelser inför uppföljningssamtal

Första avstämningen: 3–6 månader efter anställningsstart

Den första avstämningen hålls 3–6 månader efter anställningens början, inte efter att en kort introduktion avslutats. Lunds universitets HR-webb anger att chefen ska boka in ett uppföljningssamtal under den perioden; använd samma frågelista för att stämma av grunden (hr-webben.lu.se).

Gå igenom frågelistan punkt för punkt. Varje punkt ska besvaras med ett konkret exempel från arbetet. Ja eller nej räcker inte.

Be medarbetaren visa eller beskriva i stället för att bara svara. Låt hen gå igenom en uppgift som lösts självständigt. Be hen visa var skyddsutrustning och nödutrustning finns.

Låt hen beskriva hur en vanlig rutin går till i praktiken och berätta vem hen frågar när något är oklart. Då syns skillnaden mellan att ha fått information och att ha tagit den till sig.

För varje lucka: bestäm åtgärd, ansvarig och datum. Det kan vara att en aktivitet i planen görs om, att en rutin gås igenom på nytt på plats, att en mentor eller fadder får avsatt tid under några veckor, eller att en kollega får visa ett moment.

Skriv in åtgärden där introduktionsplanen finns så att den inte tappas.

Om medarbetaren uppger att allt är genomfört men ändå inte har kommit igång, leta felet i upplägget snarare än hos medarbetaren: låg aktiviteterna rätt i tid, var de tillräckligt konkreta och hade den som höll i dem avsatt tid? Ta med det till analysen av introduktionen.

Tidslinje för uppföljning av introduktion

Andra avstämningen: fördjupa uppföljningen senare

Den andra avstämningen hålls efter den första, när det finns frågor eller åtgärder att fördjupa. Använd samma frågelista.

Utgå från frågorna och pröva dem mot situationer som kräver mer självständighet. Pröva reglerna mot verkliga situationer i stället för att fråga om de är kända.

Be medarbetaren beskriva vad hen gör vid en avvikelse, ett tillbud eller ett skyddsstopp och var rutinen finns dokumenterad.

Om en rutin inte följs kan orsaken vara att den är otydligt formulerad, att utrustning eller tid saknas eller att ingen har förklarat varför den finns. Då ska rutinen eller informationen ändras, inte bara medarbetaren påminnas.

Fråga också hur medarbetaren upplever sin roll: vad hen ansvarar för, vilka beslut hen får ta själv och hur hen bidrar till helheten. Svaren visar om introduktionens genomgång av organisation, mål och befattning har gett avsedd effekt.

För en provanställning kan uppföljningens svar ge underlag för ställningstagandet. Skilj på introduktionsbrister och medarbetarens prestation, och hantera eventuella brister i introduktionen innan ni drar slutsatser.

Avsluta med att bedöma om introduktionen har gett avsedd effekt och om innehållet i planen behöver ändras.

Metod: kort enkät och kompletterande samtal

En kort enkät till alla som har genomgått introduktionen kan fånga information om hur den fungerade. Skicka den i samband med uppföljningen.

Använd frågelistan som enkätens stomme. Låt varje fråga ha ett fritextfält, så att ni får veta vad som ligger bakom svaren.

Kombinera enkäten med ett individuellt samtal vid båda avstämningarna. Enkäten ger mönster på gruppnivå; samtalet behövs för att följa upp enskilda svar, reda ut oklarheter och komma överens om åtgärder.

Ett extra samtal kan bli aktuellt när medarbetaren behöver stöd utöver det vanliga, till exempel längre tid med en fadder eller en kompletterande genomgång av ett riskfyllt moment.

Är enkäten anonym kan ni inte koppla ett svar till en person, och då måste det enskilda samtalet bära hela uppföljningen av den medarbetaren. Välj därför medvetet vad som ska vara anonymt och vad som ska kunna följas upp per person.

Fördelar och risker med anonym enkät

Analysera resultatet och förbättra introduktionen

Sammanställ svaren från uppföljningen tillsammans med introduktionsplanen. Fyll i per aktivitet: hur många som har genomfört den, vad den har gett och vilka åtgärder som satts in när den inte blev av.

Leta efter mönster – aktiviteter som nästan aldrig genomförs, frågor där svaren är återhållsamma och luckor som återkommer för flera nyanställda.

Uppföljningen är det tredje steget i en lyckad introduktion. Där lyfts frågan om innehållet i planen bör ändras.

Resultatet kan också bli en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det visar om nyanställda har fått den information och kunskap som behövs för att arbeta säkert och ta sitt ansvar för arbetsmiljön.

Återkoppla till dem som ansvarar för introduktionens olika delar: närmaste chef, introduktionsansvarig, mentor eller fadder och HR. Bestäm för varje ändring vad som ska göras, vem som gör det och när det ska vara klart, och för in ändringen i den checklista eller plan som används vid nästa introduktion.

Följ upp ändringen i nästkommande avstämning. Om samma lucka syns igen har åtgärden inte fått effekt. Åtgärda då orsaken – otydlig rutin, brist på tid eller brist på utrustning – i stället för att upprepa samma påminnelse.

Process för analys och förbättring av introduktion