Så gör ni en kravprofil för tjänsten

Börja med behovsanalys och befattningsbeskrivning

Ledarna betonar att du först analyserar vilka krav, behov och önskemål som är relevanta för tjänsten. Klargör rollens syfte och hur den passar organisationens nuläge och mål. Visa hur tjänsten bidrar till de långsiktiga målen och samspelar med andra medarbetares kompetenser.

Ta sedan fram en befattningsbeskrivning med ansvarsområden och arbetsuppgifter. En felrekrytering kan ofta spåras till en slarvig eller obefintlig kravprofil.

Intervjua kollegor och blivande samarbetspartners

Ta reda på vilka kompetenser och egenskaper en person behöver för att göra jobbet bra och nå målen för tjänsten. Intervjua kollegor, medarbetare och andra intressenter som ska jobba tillsammans med den nya medarbetaren. De kan bilda en rekryteringsgrupp som du tar hjälp av i olika faser. Ledarna har en checklista med exempelfrågor att använda som underlag för kravprofilen.

Blicka framåt – vilka krav håller över tid?

Blicka framåt: vilka krav kommer att ställas framöver i organisationen, och vilka kompetenser behövs då? Arbetssätt och målsättningar kan förändras, och den nya medarbetaren behöver kunna möta dessa förändringar – en positiv inställning till utveckling och förändring kan därför vara värdefull.

Fastna inte i gamla kravprofiler: de innehåller sannolikt krav på kompetenser som behövdes då, och rollen ser kanske inte exakt likadan ut nu som för ett par år sedan. En del av det som i dag står som krav kan flyttas till önskvärt om det går att lära på plats.

Skilj på skallkrav, meriterande och önskvärt

Skallkrav är det som krävs för tjänsten och de grundkrav en kandidat måste uppfylla för att anses kvalificerad nog.

Meriterande är erfarenhet, kompetenser eller kunskaper som ger lite plus i kanten men inte är ett krav för att kunna utföra arbetsuppgifterna. Önskvärda kompetenser och kunskaper är kopplade till rollens olika arbetsmoment men kan läras på plats. Ledarna betonar att hålla isär vad som är ett krav och vad som är meriterande.

Rada inte upp för många krav. En alltför lång lista på skallkrav, meriterande erfarenhet och önskvärd kunskap kan avskräcka kandidater från att söka och göra det svårare att hitta någon som uppfyller precis allt. Risken med en oändlig önskelista är att ni står kvar med en profil som kanske bara 1–2 personer i hela Sverige klarar att uppfylla – och då avgör ert employer brand om ni över huvud taget kan attrahera dem.

Skillnaden mellan skallkrav, meriterande och önskvärda kompetenser

Fördelar och nackdelar med långa kravlistor

Täck de sju områdena i kravprofilen

Ledarna rekommenderar att kravprofilen täcker sju områden: utbildningskrav; krav på erfarenhet; kunskapskrav, till exempel språk och it-system; krav på färdigheter och förmågor; önskvärda egenskaper och beteenden; utvecklingspotential; samt medicinska och andra relevanta krav.

För utbildningskravet är frågan om det krävs en viss examen eller om andra typer av utbildningar eller erfarenheter är jämförbara. Erfarenhet handlar om arbetslivserfarenhet från bransch, arbetsroll eller liknande uppgifter.

Kunskap om specifika områden, språk, system eller program kopplas till skallkrav eller meriterande kunskap. Önskvärda kompetenser kan läras på plats, medan skallkraven måste vara uppfyllda för att en kandidat ska anses kvalificerad.

Utgå från kompetens och beteende – inte bara meriter

När kravprofilsarbetet görs ordentligt bleknar de vanligaste kraven vid rekrytering – utbildningskrav, erfarenhetskrav och kunskapskrav – många gånger i relation till kraven på att agera rätt, ha rätt attityd, passa in i organisationens kultur och dela organisationens värderingar.

När kompetenskraven landar i att det mest avgörande är att vara rätt person för uppdraget snarare än att ha rätt meritförteckning för uppdraget, är chanserna avsevärt större att hitta den nya medarbetaren.

Kraven måste samtidigt vara sakliga. Ledarna påpekar att du behöver säkerställa att kraven inte är diskriminerande, alltså att de utan sakliga skäl utesluter människor kopplat till någon av de sju diskrimineringsgrunderna.

Finns det önskemål i organisationen om att jämna ut fördelningen mellan olika kön, åldrar eller etnisk bakgrund bland medarbetarna, kan det inte uttryckas som ett krav utan att vara diskriminerande. Önskemål om vissa värderingar och livsåskådningar kan finnas, särskilt inom idéburna eller politiska organisationer.

Home of Recruitment formulerar det som att kön, ålder, etnicitet eller andra diskrimineringsgrunder inte på något sätt hänger ihop med att vara kompetent.

Undvik vanliga misstag

I önskan att hitta den perfekta kandidaten glömmer vi ofta att utmana vilka kompetenser vi egentligen söker. Det gör att vi glömmer att värdesätta potential och att kravprofilen blir smalare än nödvändig.

Ett konkret sätt att utmana är att fråga om kandidaten verkligen måste ha till exempel mycket goda kunskaper i Catia v5, eller om kravet bara har hängt med för att de andra kollegorna har den kunskapen. Var tuff och realistisk i den bedömningen – och utmana varje gammalt krav mot vad rollen faktiskt kräver i dag.

Använd kravprofilen genom hela rekryteringen

Kravprofilen är utgångspunkten för alla delar av rekryteringsprocessen. Den säkerställer att ni anställer på relevanta grunder och tar reda på rätt saker under rekryteringens olika delar.

I praktiken är det kravprofilen du använder som underlag när annonsen skrivs, när du väljer vilka kandidater som matchar bäst, när intervjuunderlaget tas fram och när mallen för referenstagningen sätts. Utan en struktur och en röd tråd genom hela processen ökar risken att du står där med fel person i teamet i slutänden.

När ni har arbetat igenom kravprofilen och hittat de få nyckelkompetenser som är avgörande för att lyckas i rollen, blir det lättare att sortera bland kandidater som inte uppfyller det ni söker. Kandidaterna får också en mycket tydligare bild av vilken kompetens som behövs och vad som är passande för att lyckas i rollen hos er.

Avsätt tid – det lönar sig

Avsätt tillräckligt med tid. De timmar det tar att ta fram en genomtänkt kravprofil tjänar du in, och det är dyrt att göra fel – det tar tid att göra fel. Räkna med att din första ordentliga kravprofil tar väldigt mycket längre tid än din tionde, och att du med tiden blir mer effektiv i arbetet.